+420 607 839 115
Office center Košická

Co všechno musí virtuální kancelář ze zákona splňovat?

Řada podnikatelů využívá virtuální kancelář zároveň jako sídlo své firmy. Právní předpisy České republiky přitom obsahují podmínky, které sídlo obchodní společnosti musí splňovat. Mezi nejdůležitější zákonné požadavky patří tyto povinnosti:

  • zajistit v sídle společnosti přebírání písemností zasílaných na adresu společnosti, (§31 odst. 16 Živnostenského zákona)
  • zajistit v sídle kontakt společnosti s veřejností a státními orgány, (např. §31 odst. 2 a 3 Živnostenského zákona)
  • prokázat vlastnické či jiné užívací právo k prostorám, v nichž je umístěno sídlo společnosti. (§31 odst. 2 Živnostenského zákona)
  • viditelně označit sídlo své firmy názvem společnosti, včetně jejího IČ.

Na co si dát při výběru virtuální kanceláře pozor?

Řada firem, které se zabývají poskytováním virtuálních kanceláří, nabízí pouze korespondenční adresu, P.O. Box, prostě virtuální místo, kde není klientova společnost trvale dosažitelná a kde není zajištěn příjem písemností. V situaci, kdy řada podnikatelů využívá virtuální kancelář zároveň jako sídlo své firmy, může takový provozovatel Vaší společnosti značně uškodit.

Kde je možné bez obav umístit sídlo Vaší společnosti a provozovat virtuální kancelář, poznáte podle následujících znaků:

a) Garance přebírání písemností

Provozovatel je nejen schopen zaručit řádné přebírání poštovních zásilek, ale musí být schopen:

  • okamžitě avizovat přijetí zásilky klientovi – zejména proto, že úřední zásilky často obsahují lhůtu na vyjádření a případné zmeškání této lhůty může mít pro společnost negativní důsledky,
  • uschovávat či přeposílat zásilky klienta

b) Garance kontaktu s veřejností a úřady

Provozovatel musí na základě dohody s klientem zajistit kontakt společnosti s veřejností a orgány státní správy – formou evidence návštěv, přijímání vzkazů a jejich okamžitého vyřizování.

c) Garance kontinuity služeb

Provozovatel musí garantovat, že v průběhu trvání smlouvy s klientem nedojde ke změně vlastnických práv k budově, ve které je umístěno sídlo klientovy společnosti. V opačném případě hrozí trvalé riziko, že společně s právem užívání dané nemovitosti automaticky a bez možnosti klienta jakkoli reagovat zanikne i klientův právní titul k užívání sídla. Klient pak musí okamžitě hledat jinou adresu vhodnou pro umístění sídla společnosti, jinak mu hrozí sankce ze strany orgánů státní správy, v krajním případě i likvidace společnosti.

Jak zajistíme kontinuitu poskytnutí sídla?

Naše společnost nabízí na rozdíl od některé naší konkurence pouze svou vlastní nemovitost pro poskytnutí sídla, nikoliv prostory v pronájmu. S námi máte tedy naprostou jistotu bezpečí. Tím šetříme váš čas i nervy a vaše peníze šetříme nabídkou kvalitních a komplexních služeb.

V čem je výhoda toho, že poskytujeme sídla společnostem a firmám ve vlastních prostorách? Zkuste si představit, že si zařídíte sídlo společnosti na pronajaté adrese. Vašemu poskytovateli vyprší nájemní smlouva a vy budete nuceni se znovu stěhovat do jiných prostor. Celý kolotoč papírování znovu. Proto je podle nás seriozní nabízet poskytnutí sídla ve své vlastní nemovitosti.

Co se stane, když vám na adresu virtuální kanceláře přijde pošta?

Veškerou poštu, která chodí klientům na naši adresu, velice pečlivě evidujeme v našem informačním systému. Následně probíhá předání pošty předem dohodnutým způsobem. Sami si při uzavírání smlouvy můžete zvolit, jakým způsobem budete o zásilce, která na adresu vaší virtuální kanceláře dorazí, informováni (e-mail, SMS).

Jak garantujeme, že je virtuální sídlo legální?

Umístit sídlo na libovolné adrese a dokonce i na adrese odlišné od adresy, na které je vykonávána její skutečná činnost či správa, umožnila novela občanského zákoníku 40/1964 Sb. a to č. 215/2009 Sb., kdy se § 19c se dočkal nového znění. Začněte přemýšlet, kam s uspořenými penězi!

Proč chtít poskytnutí sídla společnosti či firmy

Jako jednu z prvních věcí při zakládání společnosti musíte vyřešit poskytnutí sídla pro její fungování. Může se stát, že Vám majitel v některých objektech sídlo společnosti neposkytne. Může se také stát, že jste malá firma a chcete se dále rozvíjet. Nechce se Vám každou chvíli měnit sídlo společnosti? V tom případě Vám nabízíme virtuální sídlo, které tyto problémy vyřeší.

Co je virtuální kancelář?

Virtuální kancelář je alternativním řešením klasických kancelářských prostor. Virtuální kancelář je místem, které poskytuje veškeré výhody lokality hlavní kanceláře i bez vaší přítomnosti. Virtuální kancelář nabízí možnost nechat si na její adresu zaregistrovat sídlo své firmy, pečlivě evidujeme a následně klienty informujeme o každé poště, která mu na adresu jeho virtuální kanceláře dorazí.

Pro koho je virtuální kancelář určena?

Virtuální kancelář nejčastěji využívají:
firmy, společnosti s ručeným omezením, akciové společnosti, právnické osoby,   OSVČ – živnostníci, řemeslníci, účetní, daňoví poradci, firmy zřizující další pobočky…

Co všechno Vám virtuální kancelář přinese?

Virtuální kancelář přináší svým majitelům především reprezentativní zázemí. Kromě dobré obchodní adresy, která zvyšuje image a prestiž, nabízí virtuální kancelář zabezpečení veškeré administrativní podpory na špičkové úrovni.

Příchozí pošta na adresu virtuální kanceláře je pečlivě evidována. Následný postup záleží na předem stanovené domluvě. Můžeme vám zaslat avízo o doručené poště, nebo okamžitě přeposlat poštu na vámi stanovenou adresu.

Jaké má tedy virtuální kancelář výhody?

  • virtuální kancelář vám zvýší prestiž
  • virtuální kancelář vám usnadní expanzi do dalších regionů
  • virtuální kancelář vám sníží náklady na provoz klasické kanceláře,
  • virtuální kancelář vás zbaví starostí s úřady,
  • virtuální kancelář vám zvýší konkurenční výhodu,
  • s virtuální kanceláří získáte řadu atraktivních administrativních služeb na profesionální úrovni.